每一張投影片，都是能否獲得客戶認同、下次再繼續合作的關鍵；謹慎撰寫投影片，將能建立客戶對你的信任，進而達到充分溝通的效果。
管理顧問經常有機會向企業客戶簡報，除了現場的口語表達之外，我們會從撰寫投影片（slide writing）和安排故事線（storylining）開始，就謹慎思考與規畫。其中，「撰寫投影片」指的是每一張投影片都能達到最佳化 （optimization）；「安排故事線」則是根據聽眾的特質，安排說故事的方法，也就是為一組投影片（deck）當中的每一張投影片，安排最適當的 順序。如果一張投影片是一張撲克牌，故事線就是一副撲克牌，想好出牌的順序，才能致勝。
BCG要求每一張投影片都必須符合SIP原則：簡潔（simple）、富有洞察（insightful）與金字塔結構（pyramidal）。
S：單純簡潔、力求易懂
精簡，有助於聚焦在真正需要解決的問題上。BCG強調，一張投影片傳遞一則訊息（one slide, one message），不讓重點被過多訊息掩蓋掉。請注意，不是「一圖表，一訊息」（one chart, one message）因為一張投影片可能有多個圖表，整合起來呈現一則訊息。
如果圖表很多，最好能選擇和主要訊息容易聯想在一起的圖表，並且以直覺就能懂的形式繪製，避免過於花俏，本末倒置。我們內部有個說法，困惑（confusion）會帶來憤怒（anger）。如果客戶看了很久還是弄不懂，很可能會當場生氣，不可不慎。
通常，我在看同事們做的投影片時，會以「5秒鐘是否能看懂」（5 second rule）為檢驗標準，因為一 張投影片要讓人5秒鐘就能看懂，務必要簡潔（concise）。前3秒鐘看主要訊息（即投影片標題），另外2秒鐘看下方的文字與圖表是否支持主要訊息。平 常撰寫投影片時，可以請同事幫忙看個5秒，就把投影片關掉或遮起來，問對方，「你覺得這張投影片在說什麼？」如果對方答不上來，就表示你投影片沒做好。
由於投影片標題就是主要訊息，所以省略贅字，只要一行即可。在英文簡報中，我們通常會在標題省去be動詞，以company B losing share代替Company B is losing share（省略is），用字更為簡潔，對方依然看得懂。
I：提出客戶不知道、沒發現的觀點
投影片或圖表標題，不能只是描述（description），更要能提出洞察（insight），點出客戶（觀眾）不知道、且有針對性的觀察或主張 （Insight＝something client doesn’t know + specific to client）。說到底，洞察就是談對方不懂的，而不是告訴對方已經知道的事情。
舉例來說，「A公司過去一年以10%的速度成長」這樣的投影片或圖表標題，很容易就讓客戶產生「所以呢？」（so what?）的疑問，價值不高。反過來說，每一個標題都要有「so what?」才有價值。以上例而言，10%的成長到底是太快或太慢？對客戶的意義在哪裡？應該仔細吟味後，將啟示放入主標題。
P：符合邏輯、前呼後應
從單張投影片結構來看，上方是投影片標題，也就是論點（argument），下方是支持上方論點的事實（facts）或圖表。
以方向來看，由上往下可以解釋原因（why so?），由下往上可以導出結果（so what?）。每張投影片都必須避免矛盾，每一層都要支持上一層、下一張必須佐證上一張。事實或圖表如果無法支持標題或論點，就會出現矛盾。像是論點主張 降價，所有支持的事實都必須呼應降價，絕對不能突然冒出支持漲價的證據。
做完每一張投影片之後，可以用以下的幾個問題，自我檢驗是否符合SIP原則：內容是否太複雜？圖表是否讓人難以了解？標題是否只有描述、沒有訊息？是否只羅列事實、沒有洞察？前後投影片的訊息是否重複？論點是否缺乏事實佐證或前後矛盾？邏輯是否薄弱？
如果你的簡報對象是時間寶貴的最高主管，你還需要另外撰寫只講重點的「結論投影片」（executive summary），通常放在簡報最前面，大約1～2頁即可，效果就像是「電梯測驗」（elevator test，利用搭乘電梯短短數十秒向關鍵人物報告）。
經理人月刊<徐瑞廷專欄> 2015.3.15
你必須登入才能發表留言。