簡報力，是上班族在職場不可缺少的能力之一，擁有好的簡報力，不管是對外向客戶提案、爭取業務；或是對內的開會說明、部門溝通、教育訓練等等，都能讓長官對你刮目相看，也有助部門或公司的整體績效。
一般初學者可能會認為，要做好簡報，就是要把蒐集到的重要情資，詳實放在簡報內容裡；又或者，簡報者會將簡報內容當成自己的提詞稿，自己在台上講得口沫橫飛，其實底下的觀眾已經開始打瞌睡了。
開 始做簡報前，有3點要注意：第1、簡報應該以單張投影片為單位，每張投影片的資訊簡單而清楚；第2、書面用的簡報，與口頭報告的「投影用簡報」應該不同， 現場簡報的主角是簡報者，如果在投影片上列出所有資訊，觀眾的注意力就不會放在簡報者身上了；第3、簡報應該從觀眾立場出發，要注意的不是「我說了什 麼？」「我的責任是什麼？」，而是「觀眾聽到了什麼？」「對方的需求是什麼？」
那麼，正確的簡報應該怎樣呈現呢？以下提出5個秘訣。
秘訣1 時間控制在30分鐘內
第1是時間的掌握，簡報應該設定在30分鐘內完成，超過30分鐘的報告會顯得冗長，使觀眾失去耐心，前面提到簡報應以單張投影片做為單位，以30分鐘時間為上限、1張投影片講解1至3分鐘來分配的話，應需準備大約15～20張投影片左右。
秘訣2 以起、承、轉、合定架構
再來是決定簡報的架構。擅長做提案簡報的先勢公關總經理余國雄認為，簡報過程最重要的是邏輯鋪陳。每一頁內容的安排要緊湊，必須先擬好明確的架構，順著邏輯將問題的因果關係、先後次序列出來。
在 規畫簡報內容時，架構上可分為「起」、「承」、「轉」、「合」4個部分。「起」的部分為開場白，先介紹背景資料、自我介紹、公司、產品簡介等等；「承」的 部分就進入問題描述、市場分析、計畫概要；「轉」的部分則強調這個企畫能帶給對方的好處、建議、執行細節等等；最後的「合」則是未來性、重點回顧，以及 Q&A的時間。
陳述時必須起承轉合脈絡清晰、環環相扣，如此才能適當的引導聽眾進入你的思考體系，進而接受你的提案。
秘訣3 每頁字數60字以內為佳
第 3個秘訣是，控制字數。觀眾閱讀1張投影片的時間不會超過20秒，所以必須以條列方式、精簡的文字來表示，把要傳達的主題歸納成重點，以不超過6點為原 則，每個重點的文字敘述最好在10個字以下。要做到一頁投影片只傳達一個主題，盡量使用關鍵字、加上數據及圖表做佐證，字體不能太小，最好在20級以上。
秘訣4 條列式字句、圖解化呈現
字數控制之外，第4個秘訣是盡量運用圖解，將條列式的重點，以視覺圖解化的方式呈現（見圖2示範）。前面提到1張投影片的字數需盡量精簡，上限不要超過60個字，同時，若運用適當的視覺符號，也有助於增加簡報的吸引力，也可以迅速掌握觀眾的視覺焦點。
秘訣5 訓練口條、臨場反應
掌握以上4個重點，完成簡報用的投影片之後，最後一個也是最重要的秘訣是，千萬不要忘了簡報者才是主角！Powerpoint只是輔助簡報的配角，真正關鍵簡報是否吸引人、觀眾是否被打動，還是要靠簡報者的口才、表現、肢體語言、動作，以及臨場反應。
關於上台簡報的技巧，人際溝通大師戴爾．卡內基提出6項訣竅，正如坊間一本書所說：「名嘴都是練出來的。」完美的演講要經過不斷練習，照著卡內基指示的6個步驟訓練，相信每個人都可能成為名嘴。
錯把「觀眾」當「讀者」
在投影片上塞進太多的文字，誤以為觀眾都是速讀者，能在20秒內把一頁的文字讀完。
錯把「投影用簡報」當成「書面用簡報」
書面簡報的用途，應該是會議結束，或是在對方無暇來開會聽簡報的情況下，才以書面簡報向對方說明，內容是完整而詳盡的。如果把投影的簡報做成書面簡報，那就失去簡報者的作用了。
從「簡報者觀點」而非「觀眾觀點」
簡報者從自己的角度出發，把簡報當成自己的提詞稿，而沒有從對方的立場去思考：對方需要什麼？簡報應該為觀眾量身打造，這樣觀眾才能被你的內容吸引，為公司爭取到生意。
錯把「準備資料」當成「簡報資料」
不了解「少即是多」的觀念，以為在簡報中塞滿資訊，能達到良好的溝通效果。答案是「不」！過多資訊只會讓對方看得頭昏眼花，應該篩選有用的資料做到簡報中。
*卡內基教你6 個上台簡報技巧
- 讓觀眾看到你
上台第一個動作，有講台的地方，先留意講台高度，要讓觀眾看清楚你的臉。若播放投影片，一般會關燈，請注意：千萬不要站在黑暗處發言！若觀眾看不到講者，容易精神渙散、注意力不集中，請務必走到亮處說話。 - 與觀眾眼神接觸
不用急著開口，開始報告前，先面帶微笑、以目光掃視全場，確認每位觀眾都看到你。簡報當中，不要一直看講稿，隨時與觀眾保持眼神接觸。在段落與段落之間，可適時停頓幾秒，環視全場，確認每位觀眾都覺得你注意到他，這樣能使觀眾更加專心。 - 避免小動作
簡報時，忌諱出現抓頭、拉衣服、看天花板、窗外、摸領帶等等的小動作，出現這樣的動作，會讓觀眾覺得你很緊張，對你簡報內容產生不信任感，也會轉移觀眾的注意力，反而忽略了簡報內容。要戒掉這些小動作，可以對著鏡子練習報告，或預演給同事看，請同事幫忙糾正。 - 語氣平穩、適當加重
尖銳高亢的聲音會使人產生抗拒，通常講者在緊張的狀態下，聲音會變得高亢，這點要盡量避免。簡報時，應以不疾不徐的速度講話，並且可以適當的在講到重點時，略為停頓，然後加強語氣，增強觀眾的印象。 - 以手勢加強重點
前面提到要避免小動作，但講到重點的時候，可適時以手勢強調，例如1項重大發現，可以手勢「1」強調；或是3大重點，則以手勢「3」強調。 - 適當的Q&A
簡報的最後一項，應安排讓觀眾發問。若沒人提問，可事先準備幾個可能衍生的問題，以自問自答方式，展現這份簡報的完整性。當觀眾提問時，先覆頌一遍問題，讓所有人聽到問題是什麼，也確認了解問題的重點，然後再加以回答。
以上幾個小技巧，是加強講者與觀眾的互動，尤其是第6點提問，觀眾提問與講者討論越熱烈，越代表簡報者的成功吸引觀眾的注意力。
轉載：商業周刊
你必須登入才能發表留言。